Bij een olie- en chemiebedrijf kostte een nieuw softwaretool voor equipmentstrategieën de engineers juist tijd: ontbrekende gegevens moesten ze met de hand overzetten, en de achterstand groeide maand na maand. Sommige engineers wilden zelfs stoppen met het tool. Samen met een eigen engineer bouwde Axisto softwarerobots die dat werk overnamen. De eerste draaide binnen een maand; samen besparen ze circa 7.500 uur engineeringtijd, en de achterstand is weggewerkt.
Duur: zes weken
De situatie
Een olie- en chemiebedrijf voerde een nieuw softwaretool in voor het ontwikkelen van equipmentstrategieën. Dat had grote impact op de engineeringdivisie. Mensen moesten worden opgeleid en aan het nieuwe tool wennen, maar de grootste uitdaging lag ergens anders: in de efficiëntie en de output van de equipment engineers.
De achterstand in het actualiseren van equipmentstrategieën groeide sinds de invoering maand na maand. Sommige engineers hadden zich er emotioneel van gedistantieerd, en gaven aan te willen stoppen met het tool. Teruggaan naar het oude systeem was echter geen optie.
Hoe heeft het bedrijf deze uitdaging opgelost?
Teruggaan naar de oude tool was geen optie. Bij nader onderzoek naar hoe Engineers de velden Milieu, Processtroom en Bedrijfseffect invullen, bleek dat deze activiteit grotendeels bestaat uit repetitieve, handmatige handelingen zoals klikken, kopiëren en plakken. Een schoolvoorbeeld van terugkerende monotone taken met lage toegevoegde waarde, waar technologie kan helpen door de taken over te nemen.
Wat er werkelijk mis was
Bij de overgang was alle data van de oude naar de nieuwe database overgezet. Maar niet alle data was gekoppeld aan de bijbehorende velden in het nieuwe tool, en sommige data bestonden in het oude systeem simpelweg niet. Het ging om de datasets Milieu, Processtroom, Toxines en Bedrijfseffect. Daardoor moesten engineers eerst handmatig gegevens ophalen en overzetten, voordat ze een strategie konden bijwerken. Toen we keken hoe zij de velden Milieu, Processtroom en Bedrijfseffect invulden, bleek dat grotendeels te bestaan uit klikken, kopiëren en plakken: een schoolvoorbeeld van terugkerend, monotoon werk met weinig toegevoegde waarde. Precies het soort werk dat technologie kan overnemen.
Wat wij samen hebben gedaan
Softwarerobots voor het handwerk. Met Robotic Process Automation (RPA) bouw je softwarerobots die menselijke handelingen nabootsen, zoals kopiëren en plakken en het werken in digitale systemen. Ze voeren handmatige taken automatisch uit.
Een eigen engineer als drijvende kracht. Een van de fixed equipment engineers kende het nieuwe tool voor equipment strategieën zeer goed, en had een sterke affiniteit met het automatiseren van werkprocessen. Hij werd de drijvende kracht achter de invoering van RPA binnen de engineeringdivisie.
Samen gebouwd, in weken. De engineer bracht de workflows in kaart; een senior RPA-developer van Axisto programmeerde ze in de robot. Binnen een maand draaide de eerste workflow, en twee weken later werden nog twee robots opgeleverd en in gebruik genomen.
Wat het opleverde
- Bespaarde engineeringtijd: 7.500 uur, circa 5,5 manjaar
- Automatisch vooraf ingevulde componenten: 34.834 in 5.839 parents
- De achterstand in het actualiseren van equipmentstrategieën weggewerkt
- Alle 34.834 componenten, verdeeld over 5.839 parents, automatisch vooraf ingevuld voor Milieu, Processtroom en Bedrijfseffect
- Engineeringtijd vrijgemaakt voor het actueel houden van equipmentstrategieën
Wat er daarna gebeurde
De achterstand in het actualiseren van equipmentstrategieën, die sinds de invoering van het nieuwe tool maand na maand was gegroeid, is weggewerkt.
Er ligt nog meer potentieel. Site-breed, inclusief het niet-vaste equipment, gaat het om circa 11.703 parents. Inmiddels is RPA ook samen met Axisto uitgerold naar Canada en de USA.
