Het beeld van een vrij traditionele Nederlandse bouwsector draait nu snel naar een sector die steeds meer innoveert en digitaliseert. Onder de druk van veranderende regelgeving ten aanzien van stikstof en duurzaamheid, gestegen inkoopkosten die lastiger zijn door te berekenen en een tekort aan geschoolde arbeidskrachten ontwikkelt de sector zich snel.

Hi automation ondersteunt Aannemers en Contractors op verschillende manieren in het versneld verbeteren van hun operationele en financiële prestatie. In dit artikel richten wij ons op slechts een element daarvan: het efficiënt navigeren door en verwerken van informatie uit de vele documenten die samenhangen met de werkzaamheden in deze sector.

De sector kent een overvloed aan documenten

We hebben het over tenderdocumenten, contracten, tekeningen, facturen, diverse documenten met betrekking tot personeel, veiligheidsrapporten, compliance documenten. Het is een aantal van de vele documenten waar deze sector mee te maken heeft.

Snel, efficiënt en foutloos navigeren door de inhoud uit al deze documenten en vervolgens verwerken, is een grote uitdaging. Het maken van fouten ligt voortdurend op de loer, omdat dit vaak geheel of gedeeltelijk handmatig gebeurt. De consequenties van fouten kunnen significant zijn: vertragingen, boetes, verlies aan marge door faalkosten.

Hoewel er een verschuiving is naar digitaal documentbeheer, blijft de implementatie en het onderhoud ervan een administratieve uitdaging.

Intelligente Documentverwerking (IDP – Intelligent Document Processing) biedt de uitkomst.

Wat is Intelligente Documentverwerking (IDP)?

IDP is software die uw document opent, ongeacht het format (PdF, Word, hard copy, etc.), de inhoud leest, de cruciale informatie eruit haalt om die vervolgens eventueel te bewerken en dan te verwerken in de diverse systemen die u gebruikt.
Een document wordt geopend en vervolgens wordt de inhoud toegankelijk gemaakt door middel van OCR (Optical Character Recognition), de inhoud wordt gelezen door gebruik te maken van NLP (Natural Language Processing). ML (Machine Learning) wordt gebruikt om de tekst te begrijpen en de belangrijke informatie te herkennen. Tenslotte wordt die informatie geëxtraheerd en getransporteerd naar de volgende stap. Die kan zijn het verwerken in systemen, maar kan ook een serie van bewerkingen zijn om het resultaat vervolgens te verwerken in systemen.
Het maakt niet uit of de aangeboden documenten duidelijk en op een vaste manier zijn ingedeeld (gestructureerde data) of dat het vrije tekst (ongestructureerde data) is.

De voordelen zijn evident

Verbeterde kwaliteit: Verwerking van gegevens door mensen betekent onherroepelijk fouten. Al zijn het maar typefouten. IDP maakt deze niet.
Tempo: Het tot zich nemen van informatie, de belangrijke informatie extraheren en verder verwerken kost tijd. IDP is vele malen sneller dan uw medewerkers met alle voordelen van dien voor de uitvoering van de werkzaamheden die wel waarde toevoegen.
Betere compliance: Compliance betekent precies volgens de regels werken zonder fouten of vrije interpretatie. IDP werkt te allen tijde volgens de regels en maakt geen fouten met als gevolg een hoge compliance of signalering van non-compliance.
Betere data analyse: Doordat de gegevens snel, consistent en foutloos worden verwerkt is de basis voor data analyse van hoge kwaliteit en zo ook de inzichten die de analyse verschaft en daarmee de kwaliteit van uw besluitvorming.
Zeker niet te vergeten is dat er minder druk op uw medewerkers staat, zij productiever kunnen zijn; met meer plezier in het werk. Immers, het werk dat nou eenmaal gedaan moet worden voordat ze met hun eigenlijk werk kunnen beginnen is overgenomen door IDP.

Op maat gesneden oplossingen en naadloze integratie

DP is geen “one size fits all” oplossing. Het Intelligente Documentverwerkingssysteem wordt volledig voor uw specifieke situatie geconfigureerd: Het type documenten waar u mee te maken hebt en de workflows die u gebruikt.
IDP integreert naadloos met de software die u nu gebruikt, zoals uw ERP-systeem en project management tools. Het voedt uw systemen automatisch zonder dat deze moeten worden aangepast. De inzet van IDP stelt de belangrijke consistentie van data in de verschillende systemen en afdelingen zeker.

Wat een implementatie succesvol maakt

De nummer 1 bepalende factor zijn uw mensen. Het is belangrijk dat zij zich mede-eigenaar voelen van de verandering en dat zij erin vertrouwen dat zij zelf mee kunnen in die verandering. Vier elementen zijn dan van belang: (1) Dat ze begrijpen waarom de verandering wordt doorgevoerd. (2) Dat ze direct vanaf begin zijn betrokken en mee kunnen ontwikkelen. (3) Een goede training opdat uw team bedreven is in het gebruik van IDP-technologieën. En (4) invoering van een “community of practice” – een omgeving waarin gebruikers ervaringen en tips met elkaar delen en waar ze aan de hand van up-to-date trainingsmateriaal goed op de hoogte blijven van nieuwe functies en mogelijkheden.
De tweede bepalende factor is doorlopende ondersteuning en onderhoud.. Regelmatige updates en onderhoudscontroles kunnen downtime voorkomen en ervoor zorgen dat het systeem efficiënt blijft werken.
De derde factor is uiteraard gegevensbeveiliging. Gezien de gevoelige aard van de documenten is implementatie van solide beveiligingsmaatregelen in uw IDP-systeem van het grootste belang. Zorg ervoor dat het systeem voldoet aan de industrienormen voor gegevensbescherming, zodat uw gegevens beschermd zijn tegen onbevoegde toegang en inbreuken.
Tenslotte is continue monitoring en evaluatie van de prestatie van het IDP-systeem van belang om de impact daarvan op de operatie te begrijpen. Daartoe kunt u indicatoren als verwerkingstijd, foutpercentages en gebruikerstevredenheid gebruiken om de effectiviteit te bepalen en verder te verbeteren. Regelmatige beoordelingen zullen u helpen het systeem in de loop van de tijd te optimaliseren en ervoor te zorgen dat het blijft voldoen aan de veranderende behoeften van uw bedrijf.

Wellicht weet u na al voldoende om met ons de inzet van IDP in uw bedrijf verder te verkennen. Wellicht wilt u nog wat meer inspiratie opdoen aan de hand van een aantal toepassingsvoorbeelden. In het onderstaande hebben we er een aantal op een rijtje gezet.

Hoe bedrijven IDP inzetten – enkele voorbeelden

1. Ontvangen, Controleren en Verwerken van Facturen

Aannemers, Contractors en opdrachtgevers werken over het algemeen met een (groot) aantal onderaannemers. Er ontstaat een continue stroom van werkorders, opdrachten, bestellingen en rekeningen.
Uitdaging:
Deze stroom is al snel heel omvangrijk en verloopt vaak met horten en stoten – geen mooie continue flow. De inspanning om deze stroom snel en correct af te handelen, groeit de administratieve afdeling al snel boven het hoofd.
Gevolg:
De consequenties variëren van vervelend (correctie van een reeds gedane betaling) tot en met zeer vervelende (boetes, rechtszaken, onderaannemers die niet meer voor de opdrachtgever willen werken, reputatieschade).
Oplossing:
Intelligente Documentverwerking opent binnenkomende facturen, leest en controleert de inhoud op volledigheid en verzorgt de reconciliatie. Dit gaat razendsnel. Wanneer alles volledig en correct is, kan IDP de betalingsopdracht klaar zetten. Wanneer er zaken niet correct zijn, zal IDP deze voorleggen aan de Administratie voor aanvullende acties.
Resultaat:
De Administratie werkt aan die zaken die hun expertise vragen, betalingen zijn niet te laat of te vroeg maar mooi op tijd, geen boetes of rechtszaken. De impact op kwaliteit van samenwerking en reputatie is evident.

2. Management of Change (MOC)

Daar waar werk wordt uitgevoerd, worden veranderingen doorgevoerd. Voorkomen van fouten is uiteraard beter dan genezen (effectief managen van de impact van de veranderingen). Dit loopt van een verandering van de scope in zijn meest omvangrijke vorm tot en met meer- minderwerk in de uitvoering.
Uitdaging:
MOC is zeer complex en daarmee zeer gevoelig voor fouten, omdat een verandering op meerder plekken impact heeft: van tekening en “bill of material” tot en met de inhoud van een opdrachtomschrijving.
Gevolg:
De consequenties variëren van substantiële vertragingen in de uitvoering, kostenoverschrijdingen, tekeningen en technische specificaties die niet meer overeenkomen met de “as built” situatie en afwijkingen tussen facturen en inkoopopdrachten.
Oplossing:
Intelligent Document Processing (IDP) ondersteunt het snel en correct vastleggen en verwerken van wijzigen in de gehele lijn.
Resultaat:
Geen misverstanden, miscommunicatie, onnodige kostenoverschrijdingen, onnodige vertragingen of foutieve verrekeningen meer ten gevolge van doorgevoerde veranderingen.

3. Automatisch Verwerken van Vrachtbrieven  en Inkoopopdrachten

Dagelijks worden goederen afgeleverd op project- en opdrachtlocaties en daar komt het nodige papierwerk, zoals vrachtbrieven en inkoopopdrachten bij kijken.
Uitdaging:
Het kan op momenten een flinke goederenstroom binnenkomen, maar ook een substantiële uitgaande stroom, zoals (gecontamineerd) afval en equipment dat gereinigd moet worden. De traditionele handmatige methoden van ontvangstregistratie, matchen met de bestelling en registreren en opvolgen van afwijkingen kunnen dan nog wel eens vastlopen.
Gevolg:
Handmatige verwerking kan leiden tot vertragingen en foute registraties die op zichzelf weer kunnen leiden tot onnodig zoeken naar goederen die geregistreerd staan als geleverd maar dat feitelijk nooit zijn geweest en ook foutieve verrekeningen.
Oplossing:
Intelligent Document Processing (IDP) automatiseert de gegevensextractie van vrachtbrieven en inkooporders. Daardoor worden alle details snel en correct vastgelegd en geïntegreerd in de workflow van het project of de opdracht.
Resultaat:
Het is direct duidelijk of de bestelde goederen geleverd zijn, in welke hoeveelheden en wat de afwijkingen zijn. Vertragingen bij inkomende en uitgaande goederenstromen verdwijnen en de financiële afhandeling verloopt soepel; alles zonder allerlei correcties achteraf.

4. Automatic Processing of Invoices for Rental Equipment

Eigenlijk elke activiteit binnen de Aannemerij en Contractors gaat vraagt huurequipment: kranen, tijdelijke energievoorziening, slangen, specialistisch handgereedschap, steigers, verlichting en ga zo maar door. Vaak zijn er verschillende partijen die equipment huren, de opdrachtgever, de hoofdaannemer, de onderaannemers. Soms heeft de opdrachtgever speciale contracten onderhandeld met leveranciers van huurequipment die de (sub)contractors moeten gebruiken en vervolgens op de juiste manier moeten doorberekenen.
Uitdaging:
Facturen kunnen via allerlei verschillende kanalen bij de opdrachtgever binnen komen: op papier, via de mail, verwerkt in andere facturen, etc. Gegeven de hoeveelheid aan facturen en variatie aan condities is de kans groot dat het in de administratieve fout gaat.
Gevolg:
Due to the complexity, errors can easily occur: invoices are booked and paid incorrectly, special conditions are not honoured, discrepancies between rental periods and charges arise, and more.
Oplossing:
Intelligent Document Processing (IDP) automatiseert ook de administratieve afhandeling van huurequipment; doet dat snel en foutloos. IDP verzorgt een zorgvuldige controle, zet betalingen klaar voor wat goed is en signaleert daar waar additionele controle noodzakelijk is.
Resultaat:
De inzet van IDP verhoogt niet alleen de productiviteit van de Administratie, maar ook het werkplezier door minder druk en tijd voor die zaken die hun expertise vraagt. Facturen worden correct voldaan, niet te vroeg en niet te laat met een goede leverancierstevredenheid tot gevolg en een goede basis voor mogelijk een verdere verbetering van de huurcondities.

5. Snellere “onboarding” van leveranciers, partners en medewerkers

Aannemers en Contractors zijn sterk afhankelijk van netwerken en tijdelijke relaties. Snel integreren van nieuwe leveranciers, partners en medewerkers en vervolgens eventueel weer afscheid nemen van hen, is dus van groot belang.
Uitdaging:
Er gaat erg veel werk zitten in de initiële integratie – onboarding – van partijen. Een handmatige aanpak kost veel tijd en is foutgevoelig. Hetzelfde geldt overigens ook voor het verbreken van de relatie – de offboarding.
Gevolg:
Wanneer de initiële integratie niet goed gebeurt, maakt zich dit blijvend voelbaar in verstoringen, vertragingen en onderlinge verrekeningen.
Oplossing:
Intelligent Document Processing (IDP) verbetert het onboardingproces voor nieuwe leveranciers, partners en medewerkers aanzienlijk. IDP automatiseert de extractie van de essentiële gegevens uit documenten als facturen, contracten, urenstaatjes, etc. om die vervolgens op een correcte wijze in de verschillende systemen te verwerken. De technologie speelt snel in op verschillende documentformaten en lay-outs aan zonder handmatige configuraties, wat zorgt voor een naadloze integratie.
Resultaat:
Een snelle en correcte “onboarding” van partijen door een foutloze extractie en verwerking van essentiële gegevens. Het vormt een belangrijk deel van de basis voor een productieve onderlinge samenwerking met minder misverstanden, miscommunicatie, foutieve verrekeningen en vertragingen.

Conclusie

De toepassing van Intelligente Documentverwerking (IDP) betekent niet alleen dat u sneller, efficiënter en met minder fouten kunt werken, het maakt een andere manier van werken mogelijk. IDP is een van de bouwstenen van een (meer) autonoom operating model.
De bovenstaande cases representeren slechts een fractie van wat er mogelijk is. Het zijn toepassingen die direct effect hebben. Het zijn ideale toepassingen om meer bekend te worden met de technologie en uw voorstellingsvermogen qua mogelijkheden te vergroten.
Gezien de bredere economische en maatschappelijk ontwikkelingen waar de sector midden in zit, is deze technologie verder te verkennen eigenlijk geen optie meer.