Het bedrijf aansturen in volatiele tijden
De pandemie van het coronavirus heeft gezorgd voor een golf van onrust op de zakelijke markten, zowel wat betreft volatiliteit als financieel risico. Om het bedrijf door deze ruwe economische zeeën te loodsen, moet uw kompas nauwkeurig zijn en moet de kwaliteit van de genomen beslissingen en acties kloppen. Alle bemanningsleden hebben de juiste informatie nodig om de juiste beslissingen te nemen en dienovereenkomstig te handelen. Dit is helaas zelden het geval. Vaker wel dan niet vaart de bemanning geblinddoekt, niet in staat effectief te handelen; het bedrijf raakt uit koers en de doelstellingen worden niet gehaald.
Het Prestatie Management Systeem
Hier komt het Prestatie Management Systeem (PMS) om de hoek kijken. In deel 1 hebben we ons gericht op een aansprekende visie en ambitie: de stip aan de horizon om naar toe te varen. In deel 2 hebben we bekeken hoe we de kostenstructuur kunnen afstemmen op deze visie. In deel 3 hebben we de visie en ambitie geïmplementeerd op alle organisatieniveaus en ervoor gezorgd dat iedereen in het bedrijf op één lijn lag en zich mede-eigenaar voelde van de doelstellingen. In deel 4 hebben we bekeken hoe we de belangrijkste bedrijfsprocessen kunnen ontwerpen. Het PMS verbindt dit allemaal met elkaar.
Het PMS is als het bedieningspaneel op de brug van een schip. In feite is het een reeks snelle en langzame Plan-Do-Check-Act-cycli. PDCA-cycli: de goede oude Deming-cyclus. Het basisprincipe wordt hieronder weergegeven.
Aan de rechterkant is de “P” -kolom: het jaarlijkse budget leidt tot gerelateerde dagelijkse activiteiten. Het onderste horizontale deel is het “D” -gebied: de feitelijke bedrijfsprocessen – waar de activiteiten worden uitgevoerd. Aan de linkerkant is de “C” -kolom: rapportage van de werkelijke prestaties ten opzichte van de doelstellingen. In het midden bevindt zich de “A” -kolom: de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse overleggen waarin acties worden geformuleerd en beslissingen worden genomen om de daadwerkelijke prestaties naar KPI-doelstellingen te drijven op basis van de informatie en inzichten die via de rapporten worden geleverd. De snelle cycli vinden plaats van ploegendienst, van dag tot dag en van week tot week. Daarboven zijn de langzamere cycli actief.
Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de PDCA-cycli gesloten zijn en dat de snellere en langzamere synchroon werken. Gesloten PDCA-cycli sturen de daadwerkelijke prestaties naar KPI-doelen.
Doel van het Prestatie Management Systeem
Het doel van het Prestatie Management System is om (1) de organisatie en de bedrijfsprocessen aan te sturen om de verwezenlijking van de bedrijfsdoelen te verzekeren, (2) de ontwikkeling en het behoud van effectief gedrag van mensen op alle niveaus in de organisatie te ondersteunen, en (3) ) mensen helpen om te werken als ‘één team – één doel’.
