Het bedrijf aansturen in volatiele tijden
De pandemie van het coronavirus heeft gezorgd voor een golf van onrust op de zakelijke markten, zowel wat betreft volatiliteit als financieel risico. Om het bedrijf door deze ruwe economische zeeën te loodsen, moet uw kompas nauwkeurig zijn en moet de kwaliteit van de genomen beslissingen en acties kloppen. Alle bemanningsleden hebben de juiste informatie nodig om de juiste beslissingen te nemen en dienovereenkomstig te handelen. Dit is helaas zelden het geval. Vaker wel dan niet vaart de bemanning geblinddoekt, niet in staat effectief te handelen; het bedrijf raakt uit koers en de doelstellingen worden niet gehaald.
Het Prestatie Management Systeem
Hier komt het Prestatie Management Systeem (PMS) om de hoek kijken. In deel 1 hebben we ons gericht op een aansprekende visie en ambitie: de stip aan de horizon om naar toe te varen. In deel 2 hebben we bekeken hoe we de kostenstructuur kunnen afstemmen op deze visie. In deel 3 hebben we de visie en ambitie geïmplementeerd op alle organisatieniveaus en ervoor gezorgd dat iedereen in het bedrijf op één lijn lag en zich mede-eigenaar voelde van de doelstellingen. In deel 4 hebben we bekeken hoe we de belangrijkste bedrijfsprocessen kunnen ontwerpen. Het PMS verbindt dit allemaal met elkaar.
Het PMS is als het bedieningspaneel op de brug van een schip. In feite is het een reeks snelle en langzame Plan-Do-Check-Act-cycli. PDCA-cycli: de goede oude Deming-cyclus. Het basisprincipe wordt hieronder weergegeven.
Aan de rechterkant is de “P” -kolom: het jaarlijkse budget leidt tot gerelateerde dagelijkse activiteiten. Het onderste horizontale deel is het “D” -gebied: de feitelijke bedrijfsprocessen – waar de activiteiten worden uitgevoerd. Aan de linkerkant is de “C” -kolom: rapportage van de werkelijke prestaties ten opzichte van de doelstellingen. In het midden bevindt zich de “A” -kolom: de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse overleggen waarin acties worden geformuleerd en beslissingen worden genomen om de daadwerkelijke prestaties naar KPI-doelstellingen te drijven op basis van de informatie en inzichten die via de rapporten worden geleverd. De snelle cycli vinden plaats van ploegendienst, van dag tot dag en van week tot week. Daarboven zijn de langzamere cycli actief.
Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de PDCA-cycli gesloten zijn en dat de snellere en langzamere synchroon werken. Gesloten PDCA-cycli sturen de daadwerkelijke prestaties naar KPI-doelen.
Doel van het Prestatie Management Systeem
Het doel van het Prestatie Management System is om (1) de organisatie en de bedrijfsprocessen aan te sturen om de verwezenlijking van de bedrijfsdoelen te verzekeren, (2) de ontwikkeling en het behoud van effectief gedrag van mensen op alle niveaus in de organisatie te ondersteunen, en (3) ) mensen helpen om te werken als ‘één team – één doel’.
Omgaan met de onzekerheid van ‘het nieuwe normaal’
Veel mensen praten over “het nieuwe normaal”, maar niemand weet echt hoe dat eruit zal zien. De toegenomen volatiliteit en het financiële risico zullen nog een tijdje bij ons blijven; Robotic Process Automation (RPA) zou echter wel eens een oplossing kunnen zijn om met de huidige onzekerheid om te gaan. RPA verlaagt de kosten, is aanpasbaar aan veranderende omstandigheden, verkort de cyclustijd en verhoogt de kwaliteit. En tegelijkertijd kan RPA een geschikte manier zijn om uw digitale transformatie een vliegende start te geven.
Robotic Process Automation (RPA)
RPA gebruikt digitale robots (of bots) om alledaagse en repetitieve taken en processen op de werkplek te automatiseren. Een bot is een stukje software dat is geprogrammeerd om specifieke taken op een computer uit te voeren. Het wordt een workflow aangeleerd – en het kan min of meer alles doen, zolang de workflow maar kan worden gedefinieerd. De bots bootsen menselijk gedrag na en werken goed in een ‘rule-based’ omgeving, bij voorkeur met gestructureerde data.
RPA en het operating model
In deel 5 hebben we het PMS-bedrijfsmodel besproken, dat wordt ondersteund door IT-systemen voor de geautomatiseerde uitvoering van bedrijfsprocessen en voor rapportagefunctionaliteit. In elk prestatieverbeteringsprogramma dat we uitvoeren, zien we dat het bedrijfsmodel niet goed aansluit bij de visie en dat mensen niet de informatie hebben die ze nodig hebben om goed werk te leveren. We weten dat het minimumvereiste een behoorlijke rapportage is. Om dit te krijgen, verzamelen mensen stukjes en beetjes informatie uit de verschillende niet-geïntegreerde IT-legacy-systemen. Integratie is kostbaar en tijdrovend; dus het wordt nooit gedaan.
Het gevolg is dat de bedrijfseffectiviteit afneemt: werknemers voeren repetitieve, saaie en transactionele activiteiten uit. Bedrijven verwerken grote hoeveelheden, ongestructureerde data in silo’s. Gegevens worden onderbenut voor rapportage, analyse en continue verbetering. En klanten hebben vaak te maken met een inconsistent ervaring in hun contact met bedrijven. Kortom, hoge bedrijfskosten en lage prestaties.
RPA lost deze problemen snel, betrouwbaar en tegen lage kosten op. Bovendien kan de programmering van de bots eenvoudig worden aangepast als omstandigheden en functionele eisen veranderen. De bots zijn flexibel en schalen op en neer met de vraag.https://axistogroup.com/nl/ligt-er-in-elke-uitdaging-niet-ook-een-kans-deel-6-rpa/?preview=true
RPA – een toegangspoort tot kunstmatige intelligentie (KI)
Omdat RPA IT-systeem onafhankelijk is, kan het communiceren met elk technologieplatform. De bots kunnen gegevens van verschillende cognitieve technologieën verzamelen en verwerken, zoals machine learning en computer vision – Optical Character Recognition (OCR) is een breed toegepaste technologie.
We zien niet dat RPA op zichzelf geen toekomst op lange termijn heeft, maar we zien het als een cruciaal stuk in de puzzel van een echt digitaal bedrijfsmodel dat kunstmatige intelligentie omvat. Omgaan met de gevolgen van de coronaviruspandemie is, zoals wij het zien, een goed moment om uw digitale transformatie een vliegende start te geven.
