Grote veranderingen liggen voor ons
We hebben zojuist een lange periode van steeds toenemende economische groei achter de rug, maar die is door het Coronavirus gestopt. De impact van de wereldwijde lockdowns is enorm, zowel in het algemeen, op de economie en de samenleving als geheel, en in het bijzonder op bedrijven, gezinnen en individuen. Een grote recessie is een gegeven. Het consumentengedrag zal waarschijnlijk op een fundamentele manier veranderen – en dat geldt ook voor de manieren waarop zaken in de toekomst zullen worden gedaan.
Hoe manoeuvreer je door deze uitdagingen en hoe positioneer je jezelf voor nieuwe groei? Dit is het moment om uw bedrijf, de producten en diensten die het aanbiedt, de markten die het bedient en de manier waarop het zaken doet te beoordelen. Er is een aanzienlijke verandering nodig om de ‘nieuwe normaal’ te creëren. Uw strategie moet worden herzien. Nieuwe (wellicht digitale) bedrijfsmodellen moeten evolueren. En dit alles moet snel worden geïmplementeerd, zodat u kunt profiteren van nieuwe kansen en uw concurrentievoordeel kunt vergroten.
De veranderuitdaging
Transformatie, strategie-uitvoering en prestatieverbeteringsprogramma’s zijn notoir moeilijk om succesvol te realiseren. De meeste veranderingsinitiatieven hebben moeite om de oorspronkelijke programmadoelstellingen te bereiken en te behouden – in feite is slechts 30% succesvol. De levering van een bedrijfskritisch initiatief op tijd en volledig is daarom een echte bepalende factor voor concurrentievoordeel voor elk bedrijf. De overgrote meerderheid van veranderingsinitiatieven struikelt juist vanwege datgene wat ze proberen te transformeren: de houding en het gedrag van mensen op alle niveaus in de organisatie.
Met succes veranderingen doorvoeren
Het vermogen van mensen om hun houding en gedrag te veranderen, wordt voornamelijk bepaald door hun percepties en intenties. Deze moeten eerst worden gewijzigd voordat er een verandering in houding en gedrag optreedt. Dus hoe kunnen we dit doen? De percepties en intenties van mensen veranderen door ervaringen en informatie. Percepties en intenties leggen de motivaties van mensen vast en zijn indicatoren van hoe hard ze bereid zijn te proberen of hoeveel moeite ze van plan zijn te doen om het vereiste gedrag te vertonen.
Tijdens een veranderingsproces worden mensen geconfronteerd met twee krachten: ten eerste, veranderspanning (de gepercipieerde noodzaak en urgentie van het initiatief) en ten tweede de veranderkracht (de bereidheid om de verandering te ondersteunen en over te nemen en het vermogen om effectief bij te dragen) . Beide krachten zijn nodig in een programma om verandering te bewerkstelligen.
De manier waarop mensen deze krachten ervaren, is de belangrijkste indicator voor de percepties en intenties van mensen met betrekking tot een initiatief. De beoordeling voor deze twee indicatoren geeft de beste voorspelling over de intentie van een persoon om de houding en het gedrag aan te nemen dat nodig is. In verschillende delen en op verschillende niveaus in de organisatie zullen de twee krachten zich waarschijnlijk verschillend ontwikkelen. Dit vraagt om gedifferentieerde interventies voor verschillende delen van de organisatie. Onze Change Insider® biedt inzichten en op feiten gebaseerde begeleiding voor precies deze gedifferentieerde interventies om de tijdige en volledige uitvoering van het missiekritieke initiatief van een bedrijf mogelijk te maken.
Is uw kostenstructuur nog steeds in lijn met uw visie?
De wereldwijde lockdowns hebben een aanzienlijk – zo niet verwoestend – effect op bedrijven. Veel bedrijven zullen de crisis overleven, maar ze zullen er veel kleiner en in een veranderde omgeving uitkomen. Het herzien van uw visie is nu een noodzaak geworden. Uw huidige kostenstructuur is zeker niet meer optimaal. Dit is het moment om ervoor te zorgen dat elke bestede euro 100% bijdraagt aan het realiseren van uw ambitie.
In lijn brengen van uw kostenstructuur met uw visie – 4 vragen
Er zijn twee basismanieren om kostenbesparingen te benaderen: gericht en op zero-based. Aangezien de meeste bedrijven worden geconfronteerd met een grote en nogal ontwrichtende verandering, is een alomvattende aanpak nodig. Onze ervaring is dat Zero-based Alignment de betere manier is om de kostenstructuur van een bedrijf radicaal te herontwerpen.
De eerste stap is het uitwerken van een aansprekende visie voor uw bedrijf in het ‘nieuwe normaal’ en het stellen van een uitdagend kostendoel. Vervolgens moeten de huidige activiteiten en kostenstructuren in detail in kaart worden gebracht en begrepen. Om te begrijpen hoe we dit het beste kunnen aanpakken, werken we met vier hoofdvragen (zie onderstaande figuur).
De antwoorden op deze vragen worden de input voor een iteratief proces dat begint met een herontwerp van end-to-end bedrijfsprocessen. Vervolgens wordt de organisatiestructuur ontworpen om in deze nieuwe processen te passen. Het ontwerp begint altijd met een blanco vel papier. Door de bestaande staat te vergelijken met de ideale staat, worden veel kansen geïdentificeerd voor zowel besparingen als nieuwe groeimogelijkheden.
De Zero-based Alignment aanpak
Het gehele proces dat Zero-based Alignment volgt is is hieronder geschetst.
Een nieuwe en stimulerende toekomst
Zero-based Alignment genereert krachtige effecten: een frisse en stimulerende visie die de veranderde marktomstandigheden weerspiegelt, aanzienlijke kostenbesparingen, een verbeterd rendement op elke geïnvesteerde euro, nieuwe groeimogelijkheden en een nieuwe en stimulerende toekomst voor uw bedrijf. En is dat niet precies wat elk bedrijf op dit moment nodig heeft?
In hoeverre is uw organisatie in staat snel en daadkrachtig te handelen?
Al in normale tijden hebben bedrijven het moeilijk om zakelijke doelstellingen volledig op tijd te behalen. Doorgaans vinden we drie gerelateerde hoofdoorzaken: (1) er is geen aantrekkelijke visie die eigendom is van iedereen in het bedrijf, (2) de strategische doelen zijn onduidelijk en (3) de organisatie zit niet op één lijn. Aangezien strategieën niet meer uniek zijn, is de snelle en volledige levering ervan een echte bepalende factor voor het concurrentievoordeel voor uw bedrijf.
Het begint aan de top
Alle succesvolle initiatieven voor verandermanagement beginnen aan de top, met een betrokken en goed op elkaar afgestemde groep leidinggevenden. De eerste stap is ervoor te zorgen dat het team zich zal verenigen rond een samenhangende visie over hoe het bedrijf eruit moet zien en hoe het moet werken. Het is de basis voor het identificeren van de drie tot vijf strategische doelen met uitdagende doelen.
En cascadeert door de organisatie
Vervolgens betrekt het topteam het volgende organisatieniveau bij het verfijnen van de visie en geeft het hen de gestelde uitdagende doelen. Gezamenlijk zullen ze moeten uitzoeken hoe ze deze kunnen leveren. Dit vereist afstemming horizontaal binnen het organisatieniveau en verticaal tussen de niveaus. Dit proces is iteratief en gaat door de niveaus heen totdat de werkvloer is bereikt. Wat er gebeurt, is uitlijning van boven naar beneden en horizontaal op elk niveau.
Catch-ball- ‘vangbal‘ proces
Het proces is geen eenrichtingsverkeer, het is een ‘vangbal’ proces. Het hogere niveau werpt de bal, d.w.z. het target naar het volgend lagere niveau. Zij zullen uitzoeken hoe ze het target zouden kunnen realiseren. Dit vereist de betrokkenheid van de verschillende afdelingen op elk niveau, aangezien ze onderling afhankelijk zijn. Als ze geen manieren kunnen vinden om de target te realiseren, mogen ze de bal terug met een goede onderbouwing waarom niet en wat dan wel haalbaar is. Onze ervaring is dat, mits goed gedaan, dit resulteert in uitdagende doelstellingen die vaker wel dan niet hoger zijn dan waarmee het topteam is begonnen. Het proces bouwt voort op het collectieve inzicht, kennis en ervaring. Wat er gebeurt, is zowel afstemming als eigenaarschap van de doelen, een prima uitgangspunt om snel en daadkrachtig te handelen.
Zijn uw bedrijfsprocessen nog op niveau?
Zeker nu, in de grote economische recessie die is ingezet als gevolg van de Corona-lockdowns, moet de kwaliteit van uw bedrijfsprocessen top zijn. Dit is immers de bepalende factor voor de operationele prestaties die uw bedrijf levert.
In de loop der jaren is uw klantenbestand veranderd, uw leveranciersbestand, uw producten en diensten, uw medewerkers, uw IT-infrastructuur en uw organisatiestructuur. Bij elke wijziging zijn uw processen aangetast en nu is het een warrig web met onvoldoende transparantie en prestatie geworden.
Begrijpen hoe uw processen zich werkelijk gedragen – een voorwaarde voor verbetering
Door de omvang van de huidige crisis moeten bedrijven snel handelen. U wilt kosten besparen, de cyclustijd verkorten, klanten sneller bedienen, dingen in een keer goed doen, de betrouwbaarheid verbeteren en wendbaarder zijn. Daarom heeft u een 100% op feiten gebaseerd inzicht nodig in hoe uw bedrijfsprocessen momenteel presteren – en dit kan alleen worden verkregen via Process Mining.
Process Mining – de toegangspoort tot snelle operationele prestatieverbetering
Hoe bedrijfsprocessen zich gedragen, wordt enerzijds bepaald door de manier waarop die processen zijn ontworpen en omgezet in IT-systemen en anderzijds hoe uw medewerkers zich gedragen. Het goede nieuws is dat deze informatie is vastgelegd in de loggegevens van uw IT-systemen. Deze loggegevens kunnen vanuit uw IT-systemen in de Process Mining softwaretool worden geladen en, letterlijk met één druk op de knop, uw proces weergeven zoals het zich gedraagt in de dagelijkse realiteit, met alle procesvarianten, rework-loops, bottlenecks, compliance-kwesties en meer. Statisch, als processtroom, en dynamisch, in de vorm van een animatie. Kortom, een snelle en effectieve manier om processen te begrijpen en een effectieve impact te hebben op die dingen die er echt toe doen.
De kracht van Process Mining
Process Mining (PM) maakt snel een einde aan ‘onderbuik’-discussies, omdat het op feiten is gebaseerd. Met PM kan zowel het hele proces als een individueel geval worden geanalyseerd – en alles daartussenin. Na het laden van uw loggegevens in PM, kunnen interactieve deep dives worden georganiseerd met de mensen die bij het proces betrokken zijn. Onze ervaring is dat de hoofdoorzaak van problemen in korte tijd ontdekt wordt en snel duidelijk wordt welke acties er ondernomen moeten worden om problemen op te lossen en kansen te grijpen.
