Bedrijven in de EU moeten zich voorbereiden op ESG-rapportage onder de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die in 2024 van start is gegaan.
De deadlines voor naleving variëren:
Grote bedrijven van openbaar belang moeten rapporteren vanaf 1 januari 2024. Andere grote bedrijven starten op 1 januari 2025. Beursgenoteerde mkb-bedrijven moeten rapporteren vanaf 1 januari 2026, met een opt-out mogelijkheid tot 2028.
De CSRD vereist gedetailleerde ESG-rapportage, afgestemd op de Europese Sustainability Reporting Standards (ESRS), en audits. Bedrijven moeten interne processen opzetten om duurzaamheidsgegevens te verzamelen en te verifiëren, en zorgen voor samenwerking tussen afdelingen. Echter, ESG-rapportage is vaak een complex en tijdrovend proces, wat het tot een uitstekende kandidaat maakt voor automatisering. Hi Automation biedt met UiPath RPA (Robotic Process Automation) en RaccoonDoc IDP (Intelligent Document Processing) een effectieve oplossing om ESG-rapportages te stroomlijnen en te verbeteren. Door ESG-rapportage te automatiseren, kunnen bedrijven tot wel 70% van de tijd die normaal besteed wordt aan gegevensverzameling en -verwerking besparen, waardoor teams zich kunnen richten op meer strategische en waardevolle activiteiten.
HOE EEN NEDERLANDS BEDRIJF DEZE UITDAGING IS AANGEGAAN
Laten we het verhaal bekijken van een van onze klanten, een groot productiebedrijf gevestigd in Nederland, en hoe zij hun ESG-rapportageproces hebben getransformeerd met behulp van de RPA- en IDP-oplossingen van Hi Automation.
De uitdaging: Een lappendeken aan gegevensbronnen voor het ESG-rapport
Onze klant, een gerenommeerd productiebedrijf, worstelde met de groeiende eisen van ESG-rapportage. De benodigde gegevens voor deze rapporten waren verspreid over verschillende afdelingen, van financiën tot inkoop en supply chain. Het consolideren van al deze informatie was tijdrovend en foutgevoelig, waarbij handmatige gegevensinvoer een foutenmarge van 10% had. De steeds veranderende regelgeving, zoals naleving van de EU Taxonomie en de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), voegde extra complexiteit toe aan hun processen.
Het ESG-team van het bedrijf besteedde jaarlijks meer dan 500 uur aan het verzamelen van gegevens en rapporteren—tijd die beter besteed had kunnen worden aan strategische duurzaamheidsinitiatieven. Daarnaast stond het team onder grote druk om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen en aan strikte deadlines te voldoen. Het werd duidelijk dat een nieuwe aanpak nodig was, een aanpak die het ESG-rapportageproces zou automatiseren en vereenvoudigen.
De oplossing: Automatisering met RPA en IDP
Zich realiserend dat dit alleen met automatisering te doen is, wendde het bedrijf zich tot Hi Automation. We begonnen met een grondige evaluatie van hun ESG-rapportageprocessen om de belangrijkste knelpunten te identificeren. Ons team stelde een op maat gemaakte oplossing voor, gebruikmakend van de UiPath RPA-mogelijkheden in combinatie met RaccoonDoc Intelligent Document Processing.
De implementatie begon met het automatiseren van het gegevensverzamelingsproces. Met behulp van RPA hebben we bots gecreëerd die gegevens uit meerdere systemen en afdelingen konden verzamelen om deze vervolgens automatisch consolideerden in een datacentrum. Dit verkortte de tijd die besteed werd aan gegevensverzameling met 80%. Met behulp van IDP hebben we ongestructureerde gegevensbronnen, zoals facturen en documenten uit de supply chain, aangepakt, waarbij de benodigde informatie met meer dan 90% nauwkeurigheid werd geëxtraheerd. De automatisering omvatte ook ingebouwde validatiecontroles om gegevensconsistentie en betrouwbaarheid te waarborgen.
Het resultaat: Efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance
De transformatie was indrukwekkend. De tijd die nodig was voor ESG-rapportage werd met 65% verminderd, waardoor het ESG-team zich kon concentreren op strategische projecten in plaats van op routinematige datataken. De geautomatiseerde gegevensverzameling en -verwerking verbeterde de nauwkeurigheid van hun rapporten tot 98%, waardoor het risico op nalevingsproblemen aanzienlijk werd verminderd. Met audit-klare rapporten binnen handbereik voelde het bedrijf zich zeker dat ze aan de regelgeving konden voldoen zonder last-minute stress.
Naast tijdsbesparing was de financiële impact aanzienlijk. Het bedrijf meldde een kostenreductie van 40% op het gebied van ESG-gegevensbeheer. De transparantie en real-time monitoring van de automatisering versterkten ook het vertrouwen van belanghebbenden, wat de reputatie van het bedrijf bij investeerders en partners verbeterde. Door ESG-rapportage te automatiseren, voldeed het bedrijf niet alleen aan de wettelijke vereisten, maar positioneerde het zich ook als een koploper op het gebied van duurzaamheid binnen hun sector.
WAAROM DE AANPAK VAN HI AUTOMATION UNIEK IS
Dit project illustreert waarom de aanpak van Hi Automation voor ESG-rapportage de beste keuze is voor bedrijven die hun processen willen stroomlijnen en hun duurzaamheidsinspanningen willen verbeteren.
Schaalbaarheid en flexibiliteit:
De RPA- en IDP-oplossing is ontworpen om flexibel en schaalbaar te zijn, zodat het bedrijf zich snel kan aanpassen aan veranderingen in ESG-regelgeving. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat ze kunnen voldoen aan nieuwe eisen zonder hun processen opnieuw te moeten ontwerpen.
Aanpasbare workflows:
We hebben de geautomatiseerde workflows aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf. Dit betekende een naadloze integratie met hun bestaande systemen en de zekerheid dat de oplossing was toegespitst op hun unieke complexiteit.
Gebruiksvriendelijke implementatie:
Een belangrijk voordeel van onze aanpak is de toegankelijkheid. Medewerkers zonder technische expertise konden zich binnen twee weken aanpassen aan de nieuwe tools, wat zorgde voor een snelle return on investment.
HET BREDERE PERSPECTIEF: VOORDELEN VAN ESG-AUTOMATISERING
De voordelen van het automatiseren van de ESG-rapportage gaan veel verder dan alleen tijd- en kostenbesparing. Voor onze klant betekende dit:
Verbeterde gegevenskwaliteit:
De automatisering elimineerde vrijwel alle menselijke fouten, waardoor ESG-rapporten betrouwbaar waren en voldeden aan de verwachtingen van belanghebbenden. Dit leidde tot een verbetering van 98% in de nauwkeurigheid van de gegevens.
Lagere kosten en minder tijd:
Door handmatig werk te minimaliseren, zag het bedrijf een kostenreductie van 50% en een tijdsbesparing van 60% in de rapportage. Deze efficiëntie maakte middelen vrij die konden worden herinvesteerd in andere strategische initiatieven.
Verbeterde naleving en transparantie:
Automatisering zorgde voor real-time monitoring en directe rapportage, waardoor het bedrijf compliant bleef met zowel lokale als internationale ESG-regelgeving. De transparantie bevorderde ook meer vertrouwen bij belanghebbenden, waaronder toezichthouders en investeerders.
Duurzame groei:
De tijds- en kostenbesparingen die door automatisering werden gegenereerd, investeert het bedrijf nu in verduurzamen en groeien. Hun verbeterde ESG-prestaties hebben een positief effect op investeerders aan en versterkten hun merkreputatie als leider in duurzaamheid.
BEGINNEN MET ESG-AUTOMATISERING
Het succes van dit project toont aan dat het automatiseren van ESG-rapportage niet alleen mogelijk is, maar een strategische noodzaak is voor bedrijven die voorop willen blijven lopen in een competitieve en steeds strengere gereguleerde omgeving. Bedrijven die deze reis willen beginnen, kunnen de volgende stappen volgen:
Beoordeling:
Identificeer de belangrijkste ESG-rapportageprocessen die kunnen profiteren van automatisering, met de focus op gebieden waar handmatig werk het meest tijdrovend is. Ons team bij Hi Automation kan een gratis beoordeling uitvoeren om deze kansen te identificeren.
Implementatie:
Voer een gefaseerde aanpak uit voor de implementatie van RPA en IDP, met minimale verstoring van de huidige operaties en een maximale impact van de automatisering.
We garanderen een soepele implementatie, waarbij meer dan 90% van onze projecten binnen de geplande tijdlijn wordt voltooid.
Continue verbetering:
Maak gebruik van automatisering om de ESG-gegevensverzameling en rapportage voortdurend te verbeteren. Onze oplossing bevat AI-gebaseerde analyses om de ESG-prestaties te monitoren en optimaliseren, zodat u voorop blijft lopen bij veranderingen in regelgeving en industrienormen.
CONCLUSIE
Het automatiseren van ESG-rapportage met UiPath RPA en RaccoonDoc IDP biedt aanzienlijke waarde voor Nederlandse bedrijven, waardoor ze groei goed kunnen combineren met verduurzamen. De expertise van Hi Automation zorgt ervoor dat ESG-rapportageprocessen efficiënt, nauwkeurig en conform de regelgeving zijn, waardoor bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten en tegelijkertijd hoge duurzaamheidsnormen kunnen handhaven. Met tijds- en kostenbesparingen tot wel 70% is automatisering de beste manier om ESG-uitdagingen effectief aan te pakken. Neem vandaag nog contact op met Hi Automation om te ontdekken hoe automatisering kan worden afgestemd op uw unieke ESG-uitdagingen.
Producenten die het best de uitdagingen van de wereld waarin ze opereren navigeren, hebben een aantal gemeenschappelijke kenmerken.
1. Een heldere visie op hoe hun operatie er over drie tot vijf jaar uitziet en functioneert.
Ze hebben besloten welke markten en klanten ze willen bedienen en begrijpen wat er nodig is voor hun productieactiviteit om daarin succesvol te zijn. Ze richten zich op een “vital few” strategische initiatieven met duidelijke doelstellingen en deadlines, en stimuleren consistente uitvoering.
Voor de meeste fabrikanten zijn de zakelijke omstandigheden volatieler en onduidelijker dan ooit. Daarom bekijken ze regelmatig hun strategische initiatieven in de context van zich ontwikkelende omstandigheden en passen ze zich aan. Hun lange-termijnkoers is echter stabiel.
2. Een afgestemd bedrijfsmodel
Winnende fabrikanten brengen hun bedrijfsmodel in lijn met hun visie. Ze weten dat als ze dat niet doen, hun feitelijke strategie (hun dagelijkse bedrijfsvoering) zal afwijken van hun beoogde strategie. Ze houden de organisatorische complexiteit laag, omdat complexiteit kosten verhoogt en de snelheid en flexibiliteit verlaagt.
Dit betekent goed afgestemde en efficiënte bedrijfsprocessen, KPI’s die helpen bij het beheersen van de operatie, ondubbelzinnige rollen en verantwoordelijkheden, beslissingsbevoegdheid laag in de organisatie, een rapportagestructuur die transparantie en inzicht creëert in de daadwerkelijke prestaties, en een vergaderstructuur die effectieve besluitvorming op basis van feiten faciliteert.
3. Medewerkers met een hoog niveau van eigenaarschap
Medewerkers op alle niveaus in de organisatie voelen zich mede-eigenaar van het bedrijf en tonen een sterke drive om prestatie bottlenecks te elimineren.
Ze hebben de vaardigheden om succesvol te zijn en zorgen ervoor dat ze nieuwe vaardigheden verwerven die in lijn zijn met de evoluerende behoeften van het bedrijf.
4. Ze streven naar eliminatie van complexiteit
Complexiteit veroorzaakt kosten en inflexibiliteit. Ze bekijken elk type complexiteit: product- en serviceontwerp, het ontwerp van productiemiddelen, de “total cost of ownership” van gekochte goederen en diensten en de kosten van het gedrag van een toeleverancier, aannemer of klant.
5. Ze investeren voortdurend in slimme productie
Met een toenemende digitalisering van hun activiteiten winnen ze aanzienlijk aan snelheid, flexibiliteit en productiviteit. Ze ontwikkelen nieuwe bedrijfsstrategieën en innoveren product- en dienstenportfolio’s. Bij het ontwikkelen van slimme productie richten ze zich niet alleen op het selecteren van de juiste technologie, analytische programma’s en algoritmen, maar ontwikkelen ze ook een digitale cultuur en vaardigheden.
Maintenance maximaliseert zijn waarde voor het bedrijf door hoge asset effectiviteit te combineren met lage kosten. We onderscheiden drie hoofddomeinen: (1) Reliability Management, (2) Reliability Improvement en (3) Smart Maintenance
1. Reliability Management
Het domein van Reliability Management richt zich op de realisatie van de maximale betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de assets. Als een twee-eenheid hebben Maintenance en Productie hierin de leiding. Zij gebruiken de assets op de manier, waarvoor zij zijn ontworpen, en zorgen ervoor dat de noodzakelijke basiscondities in stand blijven. De kwaliteit van het samenspel tussen Operators, Maintenance Technici en Maintenance Engineers bepaalt het resultaat.
Reliability Management is een combinatie van Correctief en Preventief/Condition Based Onderhoud, waarbij het gedrag van de assets, grondoorzaken van (potentieel) falen, het uitgevoerde onderhoudswerk en het gebruik van de assets zorgvuldig worden gedocumenteerd. Er heerst een sterke drive om kosten en efficiëntie continu te verbeteren binnen de gestelde kaders. Het inzicht dat Reliability Management verschaft, vormt de basis voor Reliability Improvement.
2. Reliability Improvement
Reliability Engineers en Engineers analyseren het gedrag en gebruik van de assets en verbeteren de gestelde kaders door het benodigde onderhoud van assets te verminderen via verbeterde onderhoudsroutines, redesign van componenten en introductie van nieuwe componenten. Zij bereiden de organisatie en assets voor op veranderende eisen, bijvoorbeeld voor uitstoot en energiegebruik, en veranderende marktcondities, zoals volume, producttypen en mate van benodigde flexibiliteit.
3. Smart Maintenance
Door gebruik te maken van sensoren en digitale technologieën komen hoogwaardige gegevens beschikbaar, waarmee het mogelijk is om het risico op het falen van assets te voorspellen en onderhoud precies op het juiste moment uit te voeren. Condition Based onderhoud gaat over in Predictief Onderhoud dat wordt uitgevoerd op basis van een voorspelling die is afgeleid uit de analyse en evaluatie van kritieke parameters van assetdegradatie.
Andere praktische applicaties van digitale middelen binnen Maintenance zijn slimme brillen, waarmee technici in het veld kunnen zien waar ze welk onderhoud moeten uitvoeren of op afstand kunnen worden ondersteund door specialisten. Handheld devices, zoals telefoons en tablets met werkinstructies en real time informatie over reserveonderdelen en de mogelijkheid om uitgevoerd werk en observaties direct te documenteren. RFID codes om assets te identificeren met directe toegang tot werkorders en storingshistorie. Een geïntegreerd CMMS (computerised maintenance management system) of “add-ons” die efficiënt werkorder management zeker stellen.
Het bereiken van supply chain management en samenwerking van wereldklasse betekent het ontwikkelen en beheren van supply chains en partnerships zodat uw bedrijf flexibel en veerkrachtig is, met responstijden en leverprestaties die beter zijn dan die van de concurrentie.
Toekomstige supply chains moeten het hoofd kunnen bieden aan de lange-termijntrends van maatwerk in volume, steeds kortere levenscycli en de meer recente volatiele omstandigheden die blijvend zullen zijn. In deze marktomstandigheden zullen veel bedrijven profiteren van een “slimme” toeleveringsketen, die de drive om verspilling te elimineren (dwz alles wat geen waarde toevoegt) combineert met wendbaarheid en reactievermogen (dwz het vermogen om onvoorspelbaar snel en flexibel om te gaan) .
Een slimme supply chain maakt een snelle en flexibele levering van maatwerkproducten tegen concurrerende kosten mogelijk. Zij blinkt uit in het hebben van weinig problemen met product- en proceskwaliteit, in lagere operationele kosten, verhoogde flexibiliteit en hoge interne processnelheden. Zij integreert klanten en zakenpartners om waarde te creëren in zowel de primaire als de ondersteunende processen.
Het bouwen van een slimme supply chain vereist een holistische benadering die product- en procesontwerp, organisatieontwerp en digitale oplossingen integreert:
- een eenduidige supply chain-strategie
- productconfiguratie voor late klant specifieke configuratie
- processen die zijn afgestemd op de strategie en zijn ontworpen voor minimale ordercyclustijden
- een platte organisatie met multidisciplinaire teams en zonder afdelingssilo’s
- integratie met partners in de hele supply chain
- een afgestemd prestatiemanagementsysteem met realtime informatie van het end-to-end proces
- zichtbaarheid van de toeleveringsketen met de mogelijkheid voor belanghebbenden in de hele toeleveringsketen om toegang te krijgen tot realtime gegevens met betrekking tot het bestelproces, planning, voorraad, levering en mogelijke verstoringen van de toeleveringsketen
Gedisciplineerd cash- en werkkapitaalbeheer zorgt voor goede operationele en financiële prestaties. Echter, de kwaliteit van het cash management, beheer van werkkapitaal en purchase-2-pay daalde in de 5 jaar voor de COVID-uitbraak. Een nadere analyse laat zien dat voorraadoptimalisatie de grootste uitdaging vormt, zowel in volatiele als niet-volatiele markten.
MET DUBBELE CIJFERS DE VOORRAAD OMLAAG ÉN BEHOUD OF VERBETERING VAN DE SERVICE
Decennia aan ervaring hebben ons geleerd dat direct naar de voorraden gaan, zowel de snelste als de meest zekere manier is om tot een goed presterende supply chain te komen. Voorraad bevindt zich in het hart van uw supply chain en is zowel een symptoom als een oorzaak van de supply chain-prestatie. Als u de juiste voorraad heeft, blijven uw klanten tevreden, verhoogt u de omloopsnelheid en vermindert u kosten en verspilling en speelt u cash vrij.
Bij Axisto combineren we de praktische zakelijke focus van managementadvies met het snelle analytische vermogen van geavanceerde informatietechnologie. We destilleren snel praktische inzichten uit data in Enterprise Resource Planning (ERP) systemen. Onze mensen concentreren zich op de verandermanagement uitdagingen van het implementeren en onderhouden van veerkrachtige en getrimde supply chain.
Onze unieke benadering van de supply chain stelt voorraadoptimalisatie centraal. Dit stelt ons in staat om voorraden met dubbele cijfers te verminderen en tegelijkertijd de serviceniveaus te handhaven of te verbeteren – met een hoge snelheid en een laag risico vergeleken met traditionele benaderingen.
ONZE PROPOSITIES VOOR VOORRAADBEHEER
Axisto biedt drie proposities voor voorraadbeheer: voorraadoptimalisatie, voorraadanalyses en evaluaties van voorraad leeftijdsprofiel.
Ons startpunt bij de meeste opdrachtgevers is een ‘quick scan. Op basis van slechts 3 standaardrapportages uit uw ERP-systeem kwantificeren we zowel per item als totaal het verbeterpotentieel. De output is zowel een directe kwantificering op hoog niveau van het verbeterpotentieel als de basis voor een routekaart om snel duurzame verbeteringen te realiseren.
Programma’s voor voorraadoptimalisatie
We bieden deskundige analyses en effectief verandermanagement, ondersteund door een duidelijk meetbare businesscase. Verbeteringen van voorraadposities met 20% of meer, soms veel meer, zijn meestal binnen het eerste jaar haalbaar, tegen een hoge ‘Return on Investment’.
Voorraadanalyse
Vindt u het moeilijk om echt te begrijpen wat uw voorraadgegevens u vertellen, of wat u eraan moet doen? Heeft u optimalisatietools die moeilijk te gebruiken zijn of die resultaten opleveren waarvan u weet dat ze niet kloppen, maar u weet niet waarom? Met onze gepatenteerde technologie technologie bieden we klanten snel bruikbare inzichten in hun voorraadgegevens.
Daarnaast helpen we klanten met een reeks gerichte analyses, variërend van strategische voorraadpositionering (waar in uw toeleveringsketen moet u voorraad aanhouden?) tot het opstellen van voorraadbeleid voor artikelen die moeilijk te optimaliseren zijn, zoals reserveonderdelen, of producten die op bestelling gemaakt worden.
Beoordeling van voorraad leeftijdsprofiel
Voorraad wordt beïnvloed door bijna elk aspect van uw bedrijf. Daarom kan het op bedrijfsniveau moeilijk zijn om te weten waar de grootste kansen voor verdere verbetering liggen, of hoe u zich verhoudt tot uw concurrenten.
Axisto kan de kwaliteit van uw voorraadbeheer beoordelen. We combineren een gedetailleerde, bottom-up kwantitatieve beoordeling van uw verbeterpotentieel met een kwalitatief inzicht in uw mensen, processen en systemen, inclusief relevante benchmarks, om u bruikbare handvatten te geven waar u de volgende stap in uw prestatietraject kunt vinden.
EEN CASE
Uitdaging
Een middelgroot industrieel productiebedrijf met een sterke marktpositie en winstgevendheid had in het verleden weinig expliciet aandacht voor voorraad. Het gevolg was dat de voorraad geleidelijk toenam. Het was tijd om te handelen.
Resultaten
De voorraad werd in een periode van 3 jaar met meer dan 50% verminderd ten opzichte van de oorspronkelijke baseline, terwijl de serviceniveaus werden gehandhaafd of verbeterd. Verbeteringen in de onderliggende gegevens leidden tot een beter begrip van hoe en waarom te handelen – de vaardigheid in voorraadbeheer werd aanzienlijk verbeterd binnen de teams van de klant.
Enkele citaten
“We hebben eindelijk volledige transparantie over wat we hebben, zodat we wekelijks op feiten gebaseerde beslissingen kunnen nemen.” – Autofabrikant
“Sinds de start van een programma hebben we onze voorraden met meer dan 50% verminderd.” – Industrieel productiebedrijf
“De resultaten zijn uitzonderlijk en hebben een groot verschil gemaakt voor onze cashflow.” – Mondiaal productiebedrijf
“Het programma bracht een breed scala aan proceskwesties scherp in beeld, met een veel bredere impact dan alleen voorraad.” – Marktleider in discrete producten
Bedrijf:
Aannemer voor onderhoud van spoorweginfrastructuur.
Uitdaging:
Onderhoud waarmee inspectie wordt uitgevoerd via camera’s langs de spoorlijn.
Technologie voor voorspellend onderhoud invoeren om inspectie te stroomlijnen en te verbeteren.
Werkwijze:
- Data over uitgevoerde inspecties verzamelen om een grote test set met waarnemingen te creëren.
- Een zelflerend algoritme ontwikkelen (gebaseerd op neurale netwerken) om de inspectie te automatiseren.
- Valse positieven (beoordeeld als oké, maar in feite niet oké) en valse negatieven (beoordeeld als niet oké, maar in feite oké) tot een minimum beperken.
- De software in de liveomgeving testen en valideren.
- De software overdragen aan de onderhoudsafdeling.
