Automatiseer uw ESG-rapportage met RPA en IDP – Beter rapporteren en effectiever verduurzamen

De deadlines voor naleving variëren:

Grote bedrijven van openbaar belang moeten rapporteren vanaf 1 januari 2024. Andere grote bedrijven starten op 1 januari 2025. Beursgenoteerde mkb-bedrijven moeten rapporteren vanaf 1 januari 2026, met een opt-out mogelijkheid tot 2028.

De CSRD vereist gedetailleerde ESG-rapportage, afgestemd op de Europese Sustainability Reporting Standards (ESRS), en audits. Bedrijven moeten interne processen opzetten om duurzaamheidsgegevens te verzamelen en te verifiëren, en zorgen voor samenwerking tussen afdelingen. Echter, ESG-rapportage is vaak een complex en tijdrovend proces, wat het tot een uitstekende kandidaat maakt voor automatisering. Hi Automation biedt met UiPath RPA (Robotic Process Automation) en RaccoonDoc IDP (Intelligent Document Processing) een effectieve oplossing om ESG-rapportages te stroomlijnen en te verbeteren. Door ESG-rapportage te automatiseren, kunnen bedrijven tot wel 70% van de tijd die normaal besteed wordt aan gegevensverzameling en -verwerking besparen, waardoor teams zich kunnen richten op meer strategische en waardevolle activiteiten.

HOE EEN NEDERLANDS BEDRIJF DEZE UITDAGING IS AANGEGAAN

Laten we het verhaal bekijken van een van onze klanten, een groot productiebedrijf gevestigd in Nederland, en hoe zij hun ESG-rapportageproces hebben getransformeerd met behulp van de RPA- en IDP-oplossingen van Hi Automation.

De uitdaging: Een lappendeken aan gegevensbronnen voor het ESG-rapport

Onze klant, een gerenommeerd productiebedrijf, worstelde met de groeiende eisen van ESG-rapportage. De benodigde gegevens voor deze rapporten waren verspreid over verschillende afdelingen, van financiën tot inkoop en supply chain. Het consolideren van al deze informatie was tijdrovend en foutgevoelig, waarbij handmatige gegevensinvoer een foutenmarge van 10% had. De steeds veranderende regelgeving, zoals naleving van de EU Taxonomie en de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), voegde extra complexiteit toe aan hun processen.

Het ESG-team van het bedrijf besteedde jaarlijks meer dan 500 uur aan het verzamelen van gegevens en rapporteren—tijd die beter besteed had kunnen worden aan strategische duurzaamheidsinitiatieven. Daarnaast stond het team onder grote druk om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen en aan strikte deadlines te voldoen. Het werd duidelijk dat een nieuwe aanpak nodig was, een aanpak die het ESG-rapportageproces zou automatiseren en vereenvoudigen.

De oplossing: Automatisering met RPA en IDP

Zich realiserend dat dit alleen met automatisering te doen is, wendde het bedrijf zich tot Hi Automation. We begonnen met een grondige evaluatie van hun ESG-rapportageprocessen om de belangrijkste knelpunten te identificeren. Ons team stelde een op maat gemaakte oplossing voor, gebruikmakend van de UiPath RPA-mogelijkheden in combinatie met RaccoonDoc Intelligent Document Processing.

De implementatie begon met het automatiseren van het gegevensverzamelingsproces. Met behulp van RPA hebben we bots gecreëerd die gegevens uit meerdere systemen en afdelingen konden verzamelen om deze vervolgens automatisch consolideerden in een datacentrum. Dit verkortte de tijd die besteed werd aan gegevensverzameling met 80%. Met behulp van IDP hebben we ongestructureerde gegevensbronnen, zoals facturen en documenten uit de supply chain, aangepakt, waarbij de benodigde informatie met meer dan 90% nauwkeurigheid werd geëxtraheerd. De automatisering omvatte ook ingebouwde validatiecontroles om gegevensconsistentie en betrouwbaarheid te waarborgen.

Het resultaat: Efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance

De transformatie was indrukwekkend. De tijd die nodig was voor ESG-rapportage werd met 65% verminderd, waardoor het ESG-team zich kon concentreren op strategische projecten in plaats van op routinematige datataken. De geautomatiseerde gegevensverzameling en -verwerking verbeterde de nauwkeurigheid van hun rapporten tot 98%, waardoor het risico op nalevingsproblemen aanzienlijk werd verminderd. Met audit-klare rapporten binnen handbereik voelde het bedrijf zich zeker dat ze aan de regelgeving konden voldoen zonder last-minute stress.

Naast tijdsbesparing was de financiële impact aanzienlijk. Het bedrijf meldde een kostenreductie van 40% op het gebied van ESG-gegevensbeheer. De transparantie en real-time monitoring van de automatisering versterkten ook het vertrouwen van belanghebbenden, wat de reputatie van het bedrijf bij investeerders en partners verbeterde. Door ESG-rapportage te automatiseren, voldeed het bedrijf niet alleen aan de wettelijke vereisten, maar positioneerde het zich ook als een koploper op het gebied van duurzaamheid binnen hun sector.

WAAROM DE AANPAK VAN HI AUTOMATION UNIEK IS

Dit project illustreert waarom de aanpak van Hi Automation voor ESG-rapportage de beste keuze is voor bedrijven die hun processen willen stroomlijnen en hun duurzaamheidsinspanningen willen verbeteren.

Schaalbaarheid en flexibiliteit:

De RPA- en IDP-oplossing is ontworpen om flexibel en schaalbaar te zijn, zodat het bedrijf zich snel kan aanpassen aan veranderingen in ESG-regelgeving. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat ze kunnen voldoen aan nieuwe eisen zonder hun processen opnieuw te moeten ontwerpen.

Aanpasbare workflows:

We hebben de geautomatiseerde workflows aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf. Dit betekende een naadloze integratie met hun bestaande systemen en de zekerheid dat de oplossing was toegespitst op hun unieke complexiteit.

Gebruiksvriendelijke implementatie:

Een belangrijk voordeel van onze aanpak is de toegankelijkheid. Medewerkers zonder technische expertise konden zich binnen twee weken aanpassen aan de nieuwe tools, wat zorgde voor een snelle return on investment.

HET BREDERE PERSPECTIEF: VOORDELEN VAN ESG-AUTOMATISERING

De voordelen van het automatiseren van de ESG-rapportage gaan veel verder dan alleen tijd- en kostenbesparing. Voor onze klant betekende dit:

Verbeterde gegevenskwaliteit:

De automatisering elimineerde vrijwel alle menselijke fouten, waardoor ESG-rapporten betrouwbaar waren en voldeden aan de verwachtingen van belanghebbenden. Dit leidde tot een verbetering van 98% in de nauwkeurigheid van de gegevens.

Lagere kosten en minder tijd:

Door handmatig werk te minimaliseren, zag het bedrijf een kostenreductie van 50% en een tijdsbesparing van 60% in de rapportage. Deze efficiëntie maakte middelen vrij die konden worden herinvesteerd in andere strategische initiatieven.

Verbeterde naleving en transparantie:

Automatisering zorgde voor real-time monitoring en directe rapportage, waardoor het bedrijf compliant bleef met zowel lokale als internationale ESG-regelgeving. De transparantie bevorderde ook meer vertrouwen bij belanghebbenden, waaronder toezichthouders en investeerders.

Duurzame groei:

De tijds- en kostenbesparingen die door automatisering werden gegenereerd, investeert het bedrijf nu in verduurzamen en groeien. Hun verbeterde ESG-prestaties hebben een positief effect op investeerders aan en versterkten hun merkreputatie als leider in duurzaamheid.

BEGINNEN MET ESG-AUTOMATISERING

Het succes van dit project toont aan dat het automatiseren van ESG-rapportage niet alleen mogelijk is, maar een strategische noodzaak is voor bedrijven die voorop willen blijven lopen in een competitieve en steeds strengere gereguleerde omgeving. Bedrijven die deze reis willen beginnen, kunnen de volgende stappen volgen:

Beoordeling:

Identificeer de belangrijkste ESG-rapportageprocessen die kunnen profiteren van automatisering, met de focus op gebieden waar handmatig werk het meest tijdrovend is. Ons team bij Hi Automation kan een gratis beoordeling uitvoeren om deze kansen te identificeren.

Implementatie:

Voer een gefaseerde aanpak uit voor de implementatie van RPA en IDP, met minimale verstoring van de huidige operaties en een maximale impact van de automatisering.

We garanderen een soepele implementatie, waarbij meer dan 90% van onze projecten binnen de geplande tijdlijn wordt voltooid.

Continue verbetering:

Maak gebruik van automatisering om de ESG-gegevensverzameling en rapportage voortdurend te verbeteren. Onze oplossing bevat AI-gebaseerde analyses om de ESG-prestaties te monitoren en optimaliseren, zodat u voorop blijft lopen bij veranderingen in regelgeving en industrienormen.

CONCLUSIE

Het automatiseren van ESG-rapportage met UiPath RPA en RaccoonDoc IDP biedt aanzienlijke waarde voor Nederlandse bedrijven, waardoor ze groei goed kunnen combineren met verduurzamen. De expertise van Hi Automation zorgt ervoor dat ESG-rapportageprocessen efficiënt, nauwkeurig en conform de regelgeving zijn, waardoor bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten en tegelijkertijd hoge duurzaamheidsnormen kunnen handhaven. Met tijds- en kostenbesparingen tot wel 70% is automatisering de beste manier om ESG-uitdagingen effectief aan te pakken. Neem vandaag nog contact op met Hi Automation om te ontdekken hoe automatisering kan worden afgestemd op uw unieke ESG-uitdagingen.